Documents d’expédition Canada–États-Unis : liste de vérification pratique

Facture commerciale

La facture commerciale permet aux douanes et aux courtiers de comprendre ce qui est expédié, qui achète et qui vend, d’où viennent les marchandises et quelle est leur valeur.

Indiquez le vendeur, l’acheteur, l’importateur, l’exportateur, l’adresse de livraison, une description précise des marchandises, la quantité, la valeur, la devise, le pays d’origine et les modalités de vente. Évitez les descriptions vagues comme pièces, échantillons ou équipement sans plus de précisions.

Liste de colisage et renseignements sur les marchandises

La liste de colisage doit correspondre au fret chargé dans le camion. Indiquez le nombre de pièces et de palettes, les dimensions, le poids, les marques, le type d’emballage et toute consigne de manutention spéciale.

Pour les expéditions mixtes, séparez les articles par marchandise. Ajoutez les pièces justificatives requises pour les marchandises assujetties à des permis, à des certificats de produit, à des fiches de données de sécurité, au contrôle de la température ou à une autre manutention particulière. Joignez les documents de propriété et les numéros d’identification des véhicules uniquement lorsqu’ils font partie du chargement.

Références frontalières du courtier et du transporteur

Le courtier en douane doit recevoir les documents assez tôt pour préparer la déclaration ou la mainlevée. Selon le sens et la procédure, le transporteur peut avoir besoin d’un numéro PARS pour une expédition à destination du Canada ou du processus PAPS/ACE pour une expédition à destination des États-Unis.

Selon les directives de l’ASFC, les documents de mainlevée exigent des renseignements précis sur les marchandises et la déclaration, notamment la description, le classement SH, l’origine et les données de contrôle du fret. Les importateurs canadiens doivent aussi connaître CARM, le système de l’ASFC qui fait autorité pour les droits et les taxes.

• Nom, téléphone, adresse courriel et renseignements de compte du courtier en douane.
• Importateur officiel et numéro d’entreprise ou numéro fiscal, selon le cas.
• Code à barres ou référence PARS ou PAPS, le cas échéant.
• Renseignements sur le transporteur, le conducteur, la remorque, le scellé et le manifeste.

Dernière vérification pratique avant le ramassage

Avant l’arrivée du transporteur, confirmez que le courtier a reçu le dossier documentaire, que la facture correspond aux marchandises, que l’expéditeur peut répondre aux questions et que le transporteur connaît le plan de passage à la frontière.

Fleet X Direct peut coordonner le transport et fournir une visibilité sur son statut, mais les importateurs et exportateurs doivent confirmer les exigences douanières auprès de leur courtier agréé.

Utilisez correctement les renseignements sur l’origine

Le pays d’expédition n’est pas nécessairement le pays d’origine. Un produit acheté auprès d’un distributeur américain peut avoir été fabriqué ailleurs, et le fait que le vendeur soit canadien ne signifie pas automatiquement que les marchandises sont d’origine canadienne. Fournissez les pièces justificatives nécessaires à l’examen du classement et de l’origine par le courtier.

Pour demander un traitement préférentiel en vertu de l’ACEUM/USMCA/CUSMA, les marchandises doivent satisfaire aux règles applicables et la demande doit être accompagnée des justificatifs nécessaires. L’accord n’exonère pas de droits toutes les expéditions Canada–États-Unis. Demandez au courtier de confirmer l’admissibilité et toute autre mesure en vigueur applicable au produit.

Distinguez CARM, les déclarations du transporteur et la mainlevée

Pour les importations commerciales au Canada, confirmez la configuration du compte d’entreprise et du compte d’import-export de l’importateur, ainsi que les arrangements requis avec son courtier. CARM est le système canadien des comptes et des revenus liés aux importations commerciales; il ne faut pas le confondre avec les déclarations avant l’arrivée des données sur la cargaison et le moyen de transport, qui relèvent du transporteur.

Le transporteur et le courtier doivent coordonner les références concordantes de l’expédition selon la procédure applicable. Une référence PARS ou un message indiquant que les documents ont été soumis ne signifie pas que les marchandises ont reçu la mainlevée. Confirmez le statut réel et les directives à suivre au poste frontalier.

Vérifiez les permis et pièces justificatives selon les marchandises

Certaines marchandises exigent d’autres documents que la facture et la liste de colisage. Selon le produit, le dossier peut nécessiter un permis d’exportation, un certificat sanitaire ou phytosanitaire, une fiche de données de sécurité, l’enregistrement du produit, des relevés de température ou une autorisation pour les marchandises contrôlées.

Confirmez quelles exigences réglementaires s’appliquent au produit, à son origine et à sa destination réels ainsi qu’à l’usage prévu. Demandez à l’exportateur, à l’importateur et au courtier en douane agréé de déterminer qui obtient chaque document et quand il doit être disponible. Ne considérez pas une marchandise réglementée comme prête à expédier tant que son admissibilité et les approbations requises ne sont pas confirmées.

Effectuez une dernière vérification de cohérence

Comparez la facture, la liste de colisage, le connaissement et les instructions du courtier. Les noms, quantités, descriptions, valeurs, devises, poids et numéros de référence doivent désigner la même expédition. Remettez au conducteur le dossier documentaire convenu et les coordonnées d’une personne pouvant régler tout écart.

Un dernier appel pratique confirme quatre points : les marchandises sont prêtes, le courtier a accepté le jeu de documents de travail, le transporteur connaît le poste frontalier et les références prévus, et le destinataire peut recevoir l’expédition. Les documents doivent rester accessibles aux parties autorisées pendant tout le transport.